Personvernerklæring for Tomagruppen
Tomagruppen AS (984 028 474) inkluderer selskapene:
Toma Facility Norge AS (Org nr 984 684 037),
Toma Eiendomsdrift AS (org nr 993 471 186),
Albatross Camps AS (Org nr 999 514 391),
Toma Security AS (Org nr 993 185 949),
Østlandske Bedriftsservice AS (Org nr 886 938 772),
Kløver Renhold AS (Org nr 986 536 264),
Neas Fasade AS (Org nr 921 852 320)

Her informerer vi om hvordan vi vil behandle personopplysninger etter lov om personopplysninger 2018. Vår kontaktinformasjon finner du helt nederst, sammen med kontaktinformasjon om de databehandlerne vi benytter.

1. Kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle bedriftskunder
Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle bedriftskunder for markedsføring, salg, administrasjon, dokumentasjon og oppfølgning.
Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å selge våre varer og tjenester. Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.
Det er frivillig for kontaktpersoner om de vil gi oss kontaktopplysninger, men av og til er det en betingelse for å inngå avtale at vi mottar de opplysningene vi trenger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det som regel være snakk om kontaktopplysninger, stilling, funksjon og arbeidsgiver. Kilde for opplysninger vil oftest være kontaktpersonens arbeidsgiver.
Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt salg.

2. Kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører
Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører for forberedelser, administrasjon, dokumentasjon og oppfølgning.
Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å kjøpe varer og tjenester. Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.
Det er frivillig for kontaktpersoner om de vil gi oss kontaktopplysninger, men av og til er det en betingelse for å inngå avtale at vi mottar de opplysningene vi trenger.
Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt innkjøp.

3. Ansatte
Vi behandler personopplysninger om våre ansatte for å administrere vårt personale, for å organisere virksomheten vår, samt å overholde lovkrav.
Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som følger av at vi er arbeidsgiver. Vi behandler opplysninger også fordi vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysninger etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og a-opplysningsloven. Noen få opplysninger må vi behandle for å oppfylle forpliktelser vi har i avtalen med de ansatte.
Ansatte er nødt til å gi oss de opplysningene vi trenger for formålene nevnt ovenfor.
Opplysninger blir lagret hos oss i elektroniske og fysiske personalmapper. Opplysninger er tilgjengelig kun for personalavdelingen og nærmeste leder. Opplysninger om navn og kontaktdetaljer er tilgjengelige for øvrige ansatte. Vi oppbevarer opplysninger så lenge ansettelsen varer.
Vi gir Tomagruppens lønn, HR avdeling og nærmete leder (databehandlere er Huldt & Lillevik og 4human) de opplysningene som er nødvendige for å administrere utbetaling av lønn, feriepenger, refusjoner og andre ytelser, samt rapportering til offentlige myndigheter om arbeids- og inntektsforhold.

4. Tidligere ansatte
Vi behandler personopplysninger om tidligere ansatte for å kunne dokumentere vår etterlevelse av plikter som arbeidsgiver hvis det skulle bli nødvendig. Opplysninger om tidligere ansatte vil også fremgå av avtaler, korrespondanse og annen dokumentasjon vi lagrer og bruker som del av virksomheten vår.
Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse i å dokumentere vår saksbehandling i egenskap av arbeidsgiver. Vi behandler opplysninger også fordi vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysninger etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og a-opplysningsloven.
Vi lagrer opplysninger om personalforhold i inntil to år etter at ansettelsesforholdet opphørte. Opplysninger om at en person har jobbet hos oss og hvor lenge, lagrer vi i ubestemt tid.

5. Jobbsøkere
Vi behandler personopplysninger om jobbsøkere for å vurdere om de er egnet for den jobben de har søkt på. Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse i å ansette og i å dokumentere ansettelsesprosessen.
Det er frivillig å gi oss opplysninger. De opplysningene du velger å gi oss, vil ha betydning for vår vurdering av søknaden.
Vi lagrer opplysninger i inntil ett år etter at ansettelsesprosessen er avsluttet.

6. Digitale kanaler
Personvernerklæringen og bruksvilkårene gjelder for våre nettsteder og øvrige digitale tjenester som for eksempel blogg, e-poster, e-postabonnement og registrering av informasjon gjennom skjemaer («digitale kanaler»).

Vi behandler personopplysninger i digitale kanaler og det skjer på disse måtene:
- Informasjonen vi samler inn om deg avhenger av hvilke av våre digitale kanaler du bruker, samt hvilke opplysninger du gir oss ved kjøp, registrering eller i andre sammenhenger.

- Vi samler inn personopplysninger som:
o Du oppgir til oss for eksempel når du kjøper eller registrerer deg for våre tjenester, abonnerer på våre nyhetsbrev og blogger, fyller ut et skjema, eller kontakter oss.
o Registreres automatisk når du bruker våre digitale kanaler.
- Du har ingen plikt til å oppgi personopplysninger til oss, men dersom du velger å la være er det mulig at vi ikke kan yte deg våre tjenester fordi vi eksempelvis ikke kan sende deg informasjon du ber om.

7. Vi vil kunne oppgi personopplysninger
- Databehandlere som arbeider som underleverandører for oss og behandler dine opplysninger på våre vegne. Slike underleverandører kan ikke bruke personopplysningene for ne annet formål enn å yte tjenesten som er avtalt med oss. Vi tar særlige forhåndsregler for å forsikre oss om at underleverandører opptrer i samsvar med disse vilkårene og norsk personvernlovgiving, og særlig der databehandleren er lokalisert i et land utenfor Norge eller EU/EØS-området.
- Andre parter med ditt samtykke.

8. Vi kan også utlevere informasjon
- I lovbestemte tilfeller, eksempelvis ved pålegg fra domstolene, politiet eller andre offentlige myndigheter, i henhold til strenge forhåndsdefinerte prosesser.

9. Rettigheter for de registrerte
Du kan lese om dine rettigheter som registrert på Datatilsynets nettside.

10. Behandlingsansvarlige og kontaktinformasjon
Behandlingsansvarlig er Atefeh Sori, DPO (personvernombud) i Tomagruppen. Vår postadresse er Krokatjønnveien 15, 5147 Fyllingsdalen. Du kan også kontakte oss pr e-post på personvernombud@toma.no eller telefon 09090.